퇴직증명서 양식

퇴직증명서 양식 사용법

퇴직증명서는 어떤 사람이 그 회사에서 일하다가 언제 그만두었는지를 회사가 확인해 주는 문서입니다. 퇴사증명서, 퇴직확인서라고도 부릅니다. 경력증명서가 무슨 일을 했는지를 보여 주는 문서라면 퇴직증명서는 근로관계가 끝난 사실과 그 날짜를 보여 주는 문서입니다. 그래서 담당 업무 표 없이 입사일, 퇴직일, 소속, 그리고 본인이 원할 때만 퇴직 사유를 적습니다.

비슷한 서류와 구별하기

회사와 근로계약을 맺고 4대 보험에 직장가입자로 들어 있던 사람은 퇴직증명서를, 사업소득(3.3% 원천징수)으로 대가를 받던 프리랜서는 해촉증명서를 씁니다.

법적 근거

따로 정해진 법정 서식은 없습니다. 근로기준법 제39조의 사용증명서 규정이 근거가 됩니다. 근로자가 퇴직한 뒤에도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 사용자는 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 하고, 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다. 시행령 제19조에 따라 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있습니다.

칸마다 쓰는 법

• 생년월일·주민등록번호 표시: 기본은 생년월일입니다. 공단이나 금융기관이 주민등록번호를 요구하면 표시 방식을 바꾸세요. 앞자리는 생년월일에서 만들어지고 뒷자리는 빈칸으로 인쇄되어 손으로 적을 수 있습니다.
• 입사일과 퇴직일: 둘 다 꼭 넣는 칸입니다. 퇴직일은 회사가 퇴직 처리한 날입니다.
• 퇴직 사유: 목록에서 고릅니다. "적지 않음"이면 줄이 빠지고, "직접 쓰기"를 고르면 아래 칸에 적은 내용이 들어갑니다.
• 용도: 제출처 이름을 넣어 "국민건강보험공단 제출용"처럼 적습니다.

예시

예시 채우기를 누르면 홍길동, 영업1팀 대리, 입사일 2021년 3월 2일, 퇴직일 2026년 11월 30일, 퇴직 사유 "개인 사정 (자진 퇴사)", 용도 국민건강보험공단 제출용, 발급일 2026년 12월 1일로 채워집니다. 본문은 "위 사람은 당사에서 위와 같이 근무하고 퇴직하였음을 증명합니다."입니다. 퇴직 사유를 "적지 않음"으로 바꾸면 표가 여섯 줄에서 다섯 줄로 줄어드는 것을 미리보기에서 바로 확인할 수 있습니다.

퇴직 사유를 적을 때 생각할 것

퇴직 사유는 받는 쪽에 따라 득이 되기도 하고 해가 되기도 합니다. 새 직장에 내는 서류라면 대개 적을 필요가 없습니다. 반대로 계약 기간 만료나 권고사직처럼 본인 뜻과 무관하게 그만둔 사정을 보여 주어야 하는 곳이라면 적는 편이 낫습니다. 어느 쪽이든 회사가 고용보험에 신고한 이직 사유와 같아야 합니다. 서류마다 사유가 다르면 어느 한쪽이 거짓이 되고, 실업급여를 받는 중이라면 부정수급 조사로 이어질 수 있습니다.

퇴직하면서 함께 챙길 것

• 임금과 퇴직금: 퇴직한 날부터 14일 안에 받아야 합니다. 당사자가 합의하면 기일을 늦출 수 있습니다(근로기준법 제36조).
• 근로소득 원천징수영수증: 새 직장의 연말정산이나 다음 해 5월 종합소득세 신고에 씁니다.
• 경력증명서: 이직할 때 쓸 것이라면 퇴직증명서와 함께 요청해 두면 다시 연락할 일이 줄어듭니다.
• 건강보험: 퇴직하면 직장가입자 자격을 잃고 지역가입자가 되거나 가족의 피부양자로 등록됩니다. 절차는 국민건강보험공단(1577-1000)에서 안내합니다.

자주 하는 실수

• 아직 퇴직 전인데 미리 발급받으려는 경우. 퇴직일이 지난 뒤 발급일을 적어 발급합니다. 퇴직이 예정되어 있다는 확인이 필요하면 회사에 퇴직 예정 확인서를 따로 요청합니다.
• 회사가 폐업해 발급받지 못하는 경우. 국민건강보험 자격득실 확인서에 사업장별 취득일과 상실일이 나오므로 대신 낼 수 있는지 제출처에 물어봅니다.
• 사유를 좋게 적어 달라고 부탁하는 경우. 회사는 사실과 다른 내용을 적을 수 없습니다.

주의

이 글은 일반적인 안내이며 법률 자문이 아닙니다. 퇴직 사유를 두고 회사와 생각이 다르거나 해고, 권고사직, 실업급여와 얽혀 있다면 서류를 주고받기 전에 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)나 노무사와 상담하세요.