재직증명서 양식

재직증명서 양식 사용법

재직증명서는 어떤 사람이 지금 그 회사에 다니고 있다는 사실을 회사가 확인해 주는 문서입니다. 대출이나 신용카드 신청, 전세 계약, 비자 신청, 어린이집 입소 순위 확인, 자격시험 응시처럼 "직장이 있음"을 보여야 하는 곳에 냅니다. 법으로 정한 서식은 없어서 누구인지, 언제부터 어디에서 무슨 일을 하는지, 회사가 언제 증명했는지가 드러나면 됩니다. 큰 회사는 인사 시스템에서 바로 출력되지만 작은 회사나 가게는 양식이 없는 경우가 많아 이 작성기로 만들어 직인을 찍어 쓰면 됩니다.

근로기준법 제39조와 재직증명서

근로기준법 제39조(사용증명서)는 근로자가 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사용자가 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주도록 정합니다. "퇴직한 후라도"라고 되어 있어 재직 중인 근로자의 청구에도 적용됩니다. 여기서 알아 둘 것은 두 가지입니다.

• 요구한 사항만 적는다. 같은 조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 합니다. 직원이 재직 사실과 입사일만 요청했다면 연봉이나 인사 평가를 덧붙이면 안 됩니다. 이 양식에 급여 칸이 없는 것도 그래서입니다. 소득 증빙이 필요하면 급여명세서나 근로소득 원천징수영수증을 따로 냅니다.
• 청구할 수 있는 사람. 시행령 제19조는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 청구할 수 있다고 정합니다. 제39조를 위반하면 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(제116조 제2항). 이 조항은 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다(시행령 별표 1).

칸마다 쓰는 법

예시

예시 채우기를 누르면 홍길동, 생년월일 1990년 3월 15일, 영업1팀 대리, 입사일 2021년 3월 2일, 용도 금융기관 제출용으로 채워지고, 재직 기간 칸에는 "2021년 3월 2일부터 현재까지"로 나옵니다. 본문에는 "위 사람은 위와 같이 당사에 재직하고 있음을 증명합니다."가 들어가고 아래에 발급일과 회사 정보, 대표자 이름과 직인 자리가 놓입니다.

발급하는 순서

1. 직원이 필요한 항목과 용도, 제출처를 알려 줍니다.
2. 인사 담당자가 근로계약서나 인사 기록과 맞는지 확인하며 칸을 채웁니다.
3. 인쇄 · PDF로 저장으로 출력해 대표자 이름 옆에 회사 직인을 찍습니다. 사용 인감을 쓰는 회사는 사용 인감을 찍습니다.
4. 발급 대장이 있으면 발급 번호, 날짜, 받은 사람, 용도를 적어 둡니다.

자주 하는 실수

• 직인 없이 출력물만 내는 경우. 대부분의 제출처에서 받아 주지 않습니다.
• 회사 이름을 사업자등록증과 다르게 줄여 쓰는 경우. "(주)모아"가 아니라 등록된 상호 그대로 씁니다.
• 입사일을 현재 부서로 옮긴 날로 쓰는 경우. 입사일은 회사에 처음 들어온 날입니다.
• 퇴사가 정해진 직원에게 퇴사일 이후 날짜로 발급하는 경우. 발급일 기준으로 재직 중일 때만 발급합니다. 퇴사한 뒤에는 경력증명서나 퇴직증명서를 씁니다.

함께 내는 서류

금융기관은 재직증명서와 함께 근로소득 원천징수영수증이나 급여명세서, 건강보험 자격득실 확인서를 요구하는 일이 많습니다. 건강보험 자격득실 확인서는 국민건강보험공단에서 본인이 직접 발급받는 서류라 회사 도장이 필요 없습니다. 해외에 낼 때는 영문 재직증명서를 따로 만듭니다.

주의

이 글은 일반적인 안내이며 법률 자문이 아닙니다. 회사가 증명서 발급을 거부하거나 사실과 다르게 적어 불이익이 생겼다면 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 문의하세요. 재직하지 않는 사람의 증명서를 만들어 주거나 받아 쓰는 일은 형사 처벌로 이어질 수 있습니다.