경위서 양식

경위서 양식 사용법

경위서는 어떤 일이 어떤 순서로 일어났는지를 그 일을 겪은 사람이 직접 적어 내는 문서입니다. 업무 실수, 고객 불만, 물품 분실, 지각이나 무단결근, 직원 사이의 다툼, 민원처럼 회사가 사실 관계를 파악해야 할 때 관련자에게 쓰게 합니다. 회사 밖에서도 보험 접수, 학교, 관공서 민원에서 "경위를 적어 내라"는 요구를 받을 때 같은 틀을 씁니다. 법으로 정한 서식은 없습니다. 이 작성기는 경위를 시각과 있었던 일 두 칸짜리 표로 받아, 읽는 사람이 순서를 놓치지 않게 정리합니다.

경위서, 시말서, 사고 보고서의 차이

경위서는 "무슨 일이 있었나"에, 시말서는 "당사자가 그 일을 어떻게 받아들이고 앞으로 어떻게 할 것인가"에, 사고 보고서는 "피해가 무엇이고 조직이 무엇을 할 것인가"에 무게가 있습니다. 같은 일을 두고 직원은 경위서를, 관리자는 사고 보고서를 쓰는 식으로 함께 쓰이기도 합니다.

쓰는 순서

1. 건명을 한 줄로 적습니다. "11월 5일 거래처 납품 물량 오출고 건"처럼 날짜와 일이 드러나게 씁니다.
2. 발생 일시, 장소, 관련된 사람을 넣습니다.
3. 경위 표에 시각과 있었던 일을 한 줄씩 넣습니다. 줄이 모자라면 + 줄 추가를 누릅니다.
4. 원인, 조치한 내용을 적습니다. 의견과 붙임 자료는 있을 때만 적고, 비우면 그 항목이 인쇄되지 않습니다.
5. 인쇄해 서명한 뒤 내고, 사본이나 PDF를 따로 보관합니다.

예시로 보는 쓰는 법

예시 채우기는 물류팀 직원이 A상품 대신 B상품 120상자를 잘못 내보낸 일을 다섯 줄로 적은 것입니다.

이 예시에서 볼 점은 세 가지입니다. 첫째, 한 줄에 한 가지 행동만 있습니다. 둘째, "확인하지 않음"처럼 본인에게 불리한 사실도 빼지 않되 "선반 표시가 A상품으로 되어 있어"라는 당시 사정을 함께 적었습니다. 셋째, 원인 칸에서 "누가 선반을 잘못 지정했는지는 확인하지 못했습니다"라고 모르는 것을 모른다고 썼습니다. 확인하지 못한 일을 남의 탓으로 단정하지 않는 것이 경위서의 기본입니다.

사실을 적는 요령

• 육하원칙으로 씁니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜. "왜"는 원인 칸으로 보내고 경위 표에는 행동만 적습니다.
• 평가하는 말을 뺍니다. "부주의하게", "무책임하게", "어쩔 수 없이" 같은 말은 사실이 아니라 판단입니다. "품번을 대조하지 않았다"처럼 행동으로 씁니다.
• 들은 말은 들은 말로 씁니다. "김영희 사원이 '수량은 맞다'고 말함"처럼 누가 한 말인지 밝힙니다.
• 숫자와 고유한 이름을 씁니다. "많은 수량"이 아니라 "120상자", "거래처"가 아니라 "모아유통".
• 추정은 추정으로 표시합니다. "~로 보입니다", "~로 추정됩니다".

쓰기 전에 알아 둘 것

사실 관계를 보고하라는 지시는 일반적으로 정당한 업무 지시로 보므로 경위서 제출 자체를 거부하기는 어렵습니다. 그러나 쓴 내용은 남습니다. 회사의 징계 절차뿐 아니라 노동위원회의 부당징계 구제 절차, 손해배상 다툼, 수사에서 자료로 쓰일 수 있으므로 다음을 지키세요.

• 회사가 불러 주는 대로 받아 적지 않습니다. 본인이 아는 사실과 다르면 고쳐 달라고 말하고 본인 문장으로 씁니다.
• "모든 책임은 본인에게 있습니다" 같은 문구는 경위서에 필요하지 않습니다. 책임의 범위는 사실이 정리된 뒤에 가려집니다.
• 그 자리에서 바로 쓰라고 재촉받더라도 기록을 확인할 시간을 요청할 수 있습니다.
• 낸 문서의 사본, 사진, PDF를 본인이 가지고 있어야 합니다.

정당한 이유 없는 징계는 근로기준법 제23조 제1항이 금지하고, 부당한 징계를 받았다면 그날부터 3개월 안에 노동위원회에 구제를 신청할 수 있습니다(제28조). 다만 이 두 조항은 상시 5명 이상 사업장에 적용됩니다.

주의

이 글은 일반적인 안내이며 법률 자문이 아닙니다. 경위서가 해고나 중징계, 형사 고소, 큰 금액의 손해배상과 이어질 수 있는 상황이라면 내기 전에 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350), 노무사, 대한법률구조공단(국번 없이 132)에 먼저 상담하세요.