시말서 양식

시말서 양식 사용법

시말서(始末書)는 일의 처음과 끝, 곧 일이 어떻게 시작되어 어떻게 끝났는지를 적는다는 뜻의 문서입니다. 회사에서는 직원이 업무상 실수를 하거나 규정을 어겼을 때 그 사실과 원인, 다시 일어나지 않게 할 계획을 본인이 적어 내게 합니다. 법으로 정한 서식은 없고 회사 취업규칙에 따라 운영됩니다. 이 작성기는 사실 관계, 원인, 재발 방지 계획 세 부분으로 나누어 쓰게 하고, 맺음 문구에 반성하는 말을 넣을지는 쓰는 사람이 고르도록 했습니다.

경위서, 사고 보고서와 다른 점

회사가 "경위서를 내라"고 했는지 "시말서를 내라"고 했는지에 따라 무게가 다릅니다. 시말서는 인사 기록에 남는 경우가 많으므로 무엇을 요구받았는지부터 확인하세요.

시말서 제출 명령에 대해 알려진 기준

대법원 판례는 일반적으로 다음과 같이 봅니다. 취업규칙에 시말서를 내게 할 수 있다는 규정이 있더라도, 그 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 "자신의 잘못을 반성하고 사죄한다"는 내용이 들어간 사죄문이나 반성문을 뜻한다면, 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해합니다. 그런 취업규칙 규정은 효력이 없고, 그에 따른 시말서 제출 명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다는 것입니다. 판결은 법제처 국가법령정보센터의 판례 검색에서 확인할 수 있습니다.

이 기준에서 나오는 실무상 정리는 두 가지입니다.

• 사실 관계와 경위를 적어 내라는 요구에는 응하는 것이 안전합니다. 이것까지 거부하면 지시 불이행으로 다뤄질 수 있습니다.
• "깊이 반성합니다", "용서를 구합니다" 같은 문구를 넣으라는 요구는 강제할 수 없습니다. 넣을지는 본인이 정합니다. 스스로 잘못을 인정하고 반성의 뜻을 밝히고 싶다면 넣어도 됩니다.

그래서 맺음 문구의 기본값은 경위 보고형이고, 원할 때만 반성 문구 포함으로 바꾸게 했습니다.

쓰는 순서

1. 소속, 직위, 성명과 건명, 일시, 장소를 넣습니다.
2. 사실 관계에 있었던 일을 시간 순서로 적습니다.
3. 원인에 왜 그런 일이 생겼는지를 적습니다.
4. 재발 방지 계획에 앞으로 무엇을 어떻게 바꿀지 적습니다.
5. 맺음 문구의 종류를 고릅니다. 직접 쓰고 싶으면 아래 칸에 적습니다.
6. 인쇄해 서명하고, 내기 전에 사진이나 PDF로 사본을 남깁니다.

예시로 보는 문장

예시 채우기는 고객지원팀 직원이 전화로 받은 환불 요청 1건(58,000원)을 시스템에 등록하지 않아 이틀 늦게 처리한 일입니다. 세 부분이 이렇게 나뉩니다.

• 사실 관계: "접수 내용을 메모만 해 두고 환불 시스템에 등록하지 않은 채 퇴근하였고 … 같은 날 11시에 환불 처리를 마쳤습니다."
• 원인: "통화가 끝난 뒤 바로 시스템에 등록하지 않고 메모로 미뤄 둔 것이 원인입니다."
• 재발 방지 계획: "전화로 받은 환불 요청은 통화 중에 시스템에 등록하겠습니다. 퇴근 전 미처리 목록을 조회하여 …"

경위 보고형을 고르면 맺음 문구는 "위 내용은 사실과 다름이 없으며, 위 계획에 따라 같은 일이 다시 일어나지 않도록 하겠습니다."로, 반성 문구 포함을 고르면 "위와 같은 일로 회사에 불편을 끼친 점을 깊이 반성하며, 같은 일이 다시 일어나지 않도록 하겠습니다."로 나옵니다.

잘 쓴 시말서의 조건

• 사실이 구체적이다. 날짜, 시각, 건수, 금액이 있습니다. "업무를 소홀히 하여"처럼 뭉뚱그리면 실제보다 큰 잘못으로 읽힐 수 있습니다.
• 범위가 분명하다. 본인이 한 일과 하지 않은 일의 경계가 보입니다. 다른 사람의 몫이나 시스템의 문제까지 떠안지 않습니다.
• 계획이 행동이다. "앞으로 주의하겠습니다"가 아니라 "퇴근 전 미처리 목록을 조회하겠습니다"처럼 확인할 수 있는 행동입니다.
• 과한 약속이 없다. "어떠한 처벌도 감수하겠습니다", "다시 그러면 사직하겠습니다"는 쓸 의무가 없고, 나중에 불리한 근거로 쓰일 수 있습니다.

시말서 뒤에 징계가 따를 때

• 정당한 이유 없는 해고, 정직, 감봉 그 밖의 징벌은 금지됩니다(근로기준법 제23조 제1항).
• 감봉에는 한도가 있습니다. 1회의 금액이 평균임금 1일분의 2분의 1을, 총액이 1임금지급기 임금 총액의 10분의 1을 넘지 못합니다(제95조).
• 부당한 징계라고 생각하면 징계가 있었던 날부터 3개월 이내에 노동위원회에 구제를 신청할 수 있습니다(제28조).
• 제23조 제1항과 제28조는 상시 5명 이상 사업장에 적용됩니다(근로기준법 시행령 별표 1).

주의

이 글은 일반적인 안내이며 법률 자문이 아닙니다. 판례의 기준이 내 상황에 그대로 적용되는지는 취업규칙의 문구와 사건의 내용에 따라 달라집니다. 시말서를 거부할지 고민되거나 시말서가 해고와 중징계로 이어질 것 같다면 내기 전에 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)나 노무사와 상담하세요.